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Comment faire un publipostage avec Outlook ou Gmail ?

Le publipostage dĂ©signe l’envoi d’informations publicitaires Ă  un groupe de personnes, que ce soit au format papier ou Ă©lectronique – ce dernier Ă©tant le plus utilisĂ© aujourd’hui.

De nombreuses personnes effectuent encore leurs publipostages en utilisant des services de messagerie Ă©lectronique classique tels que Outlook ou Gmail.

S’il est effectivement possible d’effectuer ces envois depuis Outlook ou Gmail (voir les Ă©tapes plus bas), il s’agit d’une mĂ©thode trĂšs limitante pour plusieurs raisons :

  • Envois limitĂ©s (Ă  300 emails / jour sur Outlook et 500 emails / jour sur Gmail)
  • Pas de facilitĂ© de design
  • Pas de retour sur l’efficacitĂ© des envois
  • Aspects lĂ©gaux

Pour envoyer des emails promotionnels Ă  de gros volumes de contacts de maniĂšre efficace, il faut passer par un outil dĂ©diĂ© Ă  cet usage tel que Sendinblue. Essayez, c’est gratuit jusqu’Ă  9 000 emails par mois !

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Voici la marche Ă  suivre Ă©tape par Ă©tape pour envoyer un publipostage depuis Oulook et Gmail :

Faire un publipostage avec Outlook

Pour cela : 

Outlook, le service d’envoi d’emails de Microsoft propose d’envoyer des emails en masse Ă  vos contacts, Ă  partir de l’éditeur de texte Word.

  1. Ouvrez Word et rĂ©digez votre email tel qu’il sera envoyĂ© Ă  vos destinataires.
  2. Cliquez ensuite sur l’onglet Publipostage dans le bandeau supĂ©rieur :Menu supĂ©rieur de Microsoft Words
  3. Cliquez sur DĂ©marrer le publipostage puis Messages Ă©lectroniques. 
  4. Cliquez sur SĂ©lectionner des destinataires > Choisir dans les contacts Outlook. Choisissez ensuite les contacts ou sĂ©lectionnez-les tous pour envoyer votre publipostage Ă  tous vos contacts. 
  5. Cliquez sur l’icĂŽne Terminer et Fusionner en haut Ă  droite puis Envoyer des messages Ă©lectroniques. ComplĂ©tez la fenĂȘtre et cliquez sur Fusionner avec un message Ă©lectronique. 

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Faire un publipostage avec Gmail

Pour faire un emailing via Gmail, vous aurez besoin de Gmail et de Google Drive

  1. Ouvrez un nouveau Google Doc et Ă©crivez votre email 
  2. Ouvrez un document sur Google Sheet (feuille de calcul) 
  3. Cliquez sur Module complémentaire puis Télécharger des modules complémentaires :Télécharger modules complémentaires dans Google Sheet
  4. Cliquez sur Yet Another Mail Merge et acceptez les autorisations :
  5. Cliquez de nouveau sur Module Complémentaire > Yet Another Mail Merge > Démarrer le Publipostage
  6. Choisissez si vous souhaitez importer vos contacts depuis Gmail automatiquement ou ajouter vos adresses e-mails manuellement. 
  7. Remplissez le nom de l’expĂ©diteur puis sĂ©lectionnez votre brouillon (le premier doc que vous avez ouvert) 
  8. Cliquez sur Envoyer les X courriers (en fonction du nombre d’emails qu’il vous reste à envoyer ce jour)

Pourquoi investir dans un vrai logiciel d’emailing ?

Bien que Gmail et Outlook semblent ĂȘtre des options naturelles pour envoyer des emails en masse, ils ne sont en rĂ©alitĂ© pas faits pour cela.

Des outils existent, conçus spĂ©cialement pour envoyer des campagnes d’emails Ă  de gros volumes de contacts grĂące Ă  des infrastructures dĂ©diĂ©es : les plateformes d’emailing.

Celles-ci ont été créées spécialement pour les organisation qui souhaitent envoyer des emails facilement, efficacement et de maniÚre légale.

Voici 5 raisons pour lesquelles les pros investissent dans un vrai logiciel d’emailing : 

Délivrabilité

La délivrabilité désigne la capacité des emails envoyés en masse à atteindre la boßte de réception des destinataires (et non le répertoire de spam). Apprenez-en plus dans cet article.

Utiliser une vraie plateforme d’envoi d’emails vous permet de vous assurer que les emails que vous envoyez seront reçus ! 

La dĂ©livrabilitĂ© est le facteur numĂ©ro 1 quand il s’agit de rĂ©aliser un publipostage.

Entre les emails erronĂ©s, les adresses qui sont mal recopiĂ©es, celles qui ne sont pas Ă  jour et les filtres anti-SPAM, votre email Ă  beaucoup d’étapes Ă  franchir avant d’arriver dans la boĂźte de rĂ©ception de son destinataire. 

Avec Gmail et Outlook, il est fort ainsi probable qu’une (grande) partie des emails que vous envoyez n’arrive jamais à destination !

Les logiciels d’envoi d’emails sont eux spĂ©cialement conçus pour l’envoi en masse d’emails et augmentent donc votre dĂ©livrabilitĂ©.

Pas de limites d’envoi d’emails

Afin de limiter les SPAMS, Gmail limite le nombre d’emails que vous pouvez envoyer Ă  500 toutes les 24H ou 500 destinataires pour un mĂȘme email (en 2018).

Pour Outlook, cette limite s’Ă©lĂšve Ă  300 destinataires par jour en 2017.

Si vous avez une liste de diffusion supérieure à 500 adresses, vous devrez donc effectuer votre publipostage sur plusieurs jours.

C’est un critĂšre Ă  prendre en compte pour le futur Ă©galement – mĂȘme si vous n’avez pas encore 500 contacts aujourd’hui, cela arrive vite ! 

Pour fignorer cette limite et envoyer un publipostage plus efficacement, utilisez une plateforme d’emailing.

Statistiques de performance

Une fois votre publipostage envoyĂ©, vous voudrez sans doute savoir si vos messages ont Ă©tĂ© reçus, ouverts, cliquĂ©s, s’ils ont eu un impact.

Une des clĂ©s d’une stratĂ©gie marketing efficace est en effet de mesurer l’impact et l’efficacitĂ© des actions que vous prenez. C’est ainsi que vous pourrez mettre de cĂŽtĂ© ce qui ne marche pas et miser sur ce qui donne de bons rĂ©sultats. 

Les plateformes d’envoi d’emailing proposent toutes des statistiques en temps rĂ©el : taux d’ouverture des emails, taux de clic (sur les liens de vos emails) mais aussi des chiffres plus poussĂ©s qui vous permettent d’en savoir plus sur votre audience – et donc de mieux vendre ! 

Pour aller plus loin : les indicateurs de succĂšs d’une campagne de publipostage

Respect de la légalité (RGPD)

Le RGPD est une lĂ©gislation europĂ©enne qui impose toute une liste de critĂšres Ă  respecter sur la collecte et l’utilisation des donnĂ©es personnelles – dont font partie les adresses emails.

Si vous souhaitez envoyer des emails en B2C (Business To Consumer), vous devez ainsi vous assurer d’avoir l’autorisation prĂ©alable des destinataires. 

Vous devez Ă©galement inclure dans tous les emails que vous envoyez une option pour se dĂ©sinscrire de vos communications – soit par retour d’email, soit via un lien de dĂ©sinscription.

Dans le premier cas, vous devrez donc vous assurer de mettre Ă  jour manuellement vos fichiers de publipostage pour ne plus inclure cette personne, au risque d’ĂȘtre dans l’illĂ©galitĂ©.

Sur les plateformes d’emailing comme Sendinblue, toutes les campagnes incluent un lien vers un formulaire de dĂ©sinscription en ligne : vous n’avez donc pas Ă  vous en prĂ©occuper !

Surtout, les outils de gestion des contacts et des permissions proposĂ©s par cette plateforme sont indispensables pour assurer sa conformitĂ© avec le RGPD lorsqu’on envoie rĂ©guliĂšrement des campagnes de publipostage Ă  grande Ă©chelle.

Facilité de conception

Dernier argument et pas des moindres : les emails sont plus faciles à concevoir sur une plateforme d’envoi d’emailings.

La plupart propose un Ă©diteur d’email en ligne facile Ă  utiliser qui vous permettra de crĂ©er de beaux emails graphiques en html, qui s’adaptent Ă  chaque type de support (ordinateur, smartphone, tablette…)

IntĂ©gration d’images, boutons redirigeant vers une page web, mise en page intuitive : autant de fonctionnalitĂ©s qui ne sont pas disponibles sur Gmail et Outlook et qui vous faciliteront la vie, tout en augmentant vos rĂ©sultats auprĂšs de votre audience (les emails bĂ©nĂ©ficiant d’une conception graphique apparaissent comme plus professionnels et dignes de confiance).

Vous savez maintenant comment faire un publipostage sur Outlook et Gmail, mais vous connaissez Ă©galement les limites de ces outils.

A court terme, mĂȘme si elles sont tentantes, ces solutions ne produiront probablement pas les rĂ©sultats escomptĂ©s. A long terme, elles s’avĂšrent mĂȘme contre-productive et vous devrez donc Ă©ventuellement changer pour une plateforme d’envoi d’email professionnelle. 

Pourquoi ne pas partir sur de bonnes bases dĂšs aujourd’hui ? Commencez dĂšs maintenant avec 9 000 emails gratuits par mois !

3 RĂ©ponses Ă  “Comment faire un publipostage avec Outlook ou Gmail ?”

  1. Bonjour Marion,
    VoilĂ  un article qui tombe Ă  pic !
    D’ici 2-3 semaines, je vais initier +/- 150 Ă©tudiants Ă  la plateforme sendinblue. Comme ils sont novices dans l’utilisation des outils d’emailing, j’ai prĂ©vu de leur montrer les principes de l’emailing avec Gmail+YAMM mais aussi les limites de ces outils. Ton article arrive Ă  point nommĂ© comme transition dans mon support de cours ! Je vais inclure le lien de l’article dans mes notes. MERCI.

    • Bonjour,

      Nous sommes ravis d’apprendre que vous formez vos Ă©tudiants Ă  l’emailing ! N’hĂ©sitez pas Ă  parcourir les ressources du blog et Ă  nous demander si vous cherchez des complĂ©ments d’information.

      Bien Ă  vous,

      Numa @ Sendinblue

      • Marie-Françoise Maillard

        Les tests de la plateforme en tant que prof (et donc inscription en tant que particulier avec une adresse professionnelle outlook) sont positifs mĂȘme si ce ne sont pas des expĂ©riences grandeur nature puisque par mes envois, je cible mes diffĂ©rentes adresses personnelles ainsi que quelques proches (qui ont donnĂ© leur accord !).
        J’ai quelques craintes lorsque je vais faire crĂ©er un compte sendinblue Ă  chaque Ă©tudiant (=> +/- 150) via leur adresse Ă©tudiant henallux (outlook) que la plateforme bloque…
        Notre liste de contacts sera l’ensemble des Ă©tudiants, donc on testera en interne en respectant l’opt-in !
        Si chaque étudiant franchit cette étape avec succÚs, alors ce sera un réel plaisir de leur faire découvrir les outils de la plateforme !

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Comment faire un publipostage avec Outlook ou Gmail ?

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