septembre 2, 2019

Comment faire un publipostage (mailing) avec Outlook ou Gmail ?

Temps de lecture 7 min

Le publipostage désigne l’envoi d’informations publicitaires à un groupe de personnes, que ce soit au format papier ou électronique – ce dernier étant le plus utilisé aujourd’hui.

De nombreuses personnes effectuent encore leurs publipostages (on peut aussi utiliser la dénomination anglaise de mailing) en utilisant des services de messagerie électronique classique tels que Outlook ou Gmail.

S’il est effectivement possible d’effectuer ces envois depuis Outlook ou Gmail (voir les étapes plus bas), il s’agit d’une méthode très limitante pour plusieurs raisons :

  • Envois limités (à 300 emails / jour sur Outlook et 500 emails / jour sur Gmail)
  • Pas de facilité de design
  • Pas de retour sur l’efficacité des envois
  • Aspects légaux

Pour envoyer des emails promotionnels à de gros volumes de contacts de manière efficace, il faut passer par un outil dédié à cet usage tel que Sendinblue. Essayez, c’est gratuit jusqu’à 9 000 emails par mois !

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Voici la marche à suivre étape par étape pour envoyer un publipostage depuis Oulook et Gmail :

Faire un publipostage avec Outlook

Pour cela : 

Outlook, le service d’envoi d’emails de Microsoft propose d’envoyer des emails en masse à vos contacts, à partir de l’éditeur de texte Word.

  1. Ouvrez Word et rédigez votre email tel qu’il sera envoyé à vos destinataires.
  2. Cliquez ensuite sur l’onglet Publipostage dans le bandeau supérieur : Menu supérieur de Microsoft Words
  3. Cliquez sur Démarrer le publipostage puis Messages électroniques. 
  4. Cliquez sur Sélectionner des destinataires > Choisir dans les contacts Outlook. Choisissez ensuite les contacts ou sélectionnez-les tous pour envoyer votre publipostage à tous vos contacts. 
  5. Cliquez sur l’icône Terminer et Fusionner en haut à droite puis Envoyer des messages électroniques. Complétez la fenêtre et cliquez sur Fusionner avec un message électronique. 

Faire un publipostage avec Gmail

Pour faire un mailing via Gmail, vous aurez besoin de Gmail et de Google Drive

  1. Ouvrez un nouveau Google Doc et écrivez votre email 
  2. Ouvrez un document sur Google Sheet (feuille de calcul) 
  3. Cliquez sur Module complémentaire puis Télécharger des modules complémentaires :Télécharger modules complémentaires dans Google Sheet
  4. Cliquez sur Yet Another Mail Merge et acceptez les autorisations :
  5. Cliquez de nouveau sur Module Complémentaire > Yet Another Mail Merge > Démarrer le Publipostage
  6. Choisissez si vous souhaitez importer vos contacts depuis Gmail automatiquement ou ajouter vos adresses e-mails manuellement. 
  7. Remplissez le nom de l’expéditeur puis sélectionnez votre brouillon (le premier doc que vous avez ouvert) 
  8. Cliquez sur Envoyer les X courriers (en fonction du nombre d’emails qu’il vous reste à envoyer ce jour)

Pourquoi investir dans un vrai logiciel d’emailing ?

Bien que Gmail et Outlook semblent être des options naturelles pour envoyer des emails en masse, ils ne sont en réalité pas faits pour cela.

Des outils existent, conçus spécialement pour envoyer des campagnes d’emails à de gros volumes de contacts grâce à des infrastructures dédiées : les plateformes d’emailing.

Celles-ci ont été créées spécialement pour les organisation qui souhaitent envoyer des emails facilement, efficacement et de manière légale.

Voici 5 raisons pour lesquelles les pros investissent dans un vrai logiciel d’emailing : 

Délivrabilité

La délivrabilité désigne la capacité des emails envoyés en masse à atteindre la boîte de réception des destinataires (et non le répertoire de spam). Apprenez-en plus dans cet article.

Utiliser une vraie plateforme d’envoi d’emails vous permet de vous assurer que les emails que vous envoyez seront reçus ! 

La délivrabilité est le facteur numéro 1 quand il s’agit de réaliser un publipostage.

Entre les emails erronés, les adresses qui sont mal recopiées, celles qui ne sont pas à jour et les filtres anti-SPAM, votre email à beaucoup d’étapes à franchir avant d’arriver dans la boîte de réception de son destinataire. 

Avec Gmail et Outlook, il est fort ainsi probable qu’une (grande) partie des emails que vous envoyez n’arrive jamais à destination !

Les logiciels d’envoi d’emails sont eux spécialement conçus pour l’envoi en masse d’emails et augmentent donc votre délivrabilité.

Pas de limites d’envoi d’emails

Afin de limiter les SPAMS, Gmail limite le nombre d’emails que vous pouvez envoyer à 500 toutes les 24H ou 500 destinataires pour un même email (en 2018).

Pour Outlook, cette limite s’élève à 300 destinataires par jour en 2017.

Si vous avez une liste de diffusion supérieure à 500 adresses, vous devrez donc effectuer votre publipostage sur plusieurs jours.

C’est un critère à prendre en compte pour le futur également – même si vous n’avez pas encore 500 contacts aujourd’hui, cela arrive vite ! 

Pour fignorer cette limite et envoyer un publipostage plus efficacement, utilisez une plateforme d’emailing.

Statistiques de performance

Une fois votre publipostage envoyé, vous voudrez sans doute savoir si vos messages ont été reçus, ouverts, cliqués, s’ils ont eu un impact.

Une des clés d’une stratégie marketing efficace est en effet de mesurer l’impact et l’efficacité des actions que vous prenez. C’est ainsi que vous pourrez mettre de côté ce qui ne marche pas et miser sur ce qui donne de bons résultats. 

Les plateformes d’envoi d’emailing proposent toutes des statistiques en temps réel : taux d’ouverture des emails, taux de clic (sur les liens de vos emails) mais aussi des chiffres plus poussés qui vous permettent d’en savoir plus sur votre audience – et donc de mieux vendre ! 

Pour aller plus loin : les indicateurs de succès d’une campagne de publipostage

Respect de la légalité (RGPD)

Le RGPD est une législation européenne qui impose toute une liste de critères à respecter sur la collecte et l’utilisation des données personnelles – dont font partie les adresses emails.

Si vous souhaitez envoyer des emails en B2C (Business To Consumer), vous devez ainsi vous assurer d’avoir l’autorisation préalable des destinataires. 

Vous devez également inclure dans tous les emails que vous envoyez une option pour se désinscrire de vos communications – soit par retour d’email, soit via un lien de désinscription.

Dans le premier cas, vous devrez donc vous assurer de mettre à jour manuellement vos fichiers de publipostage pour ne plus inclure cette personne, au risque d’être dans l’illégalité.

Sur les plateformes d’emailing comme Sendinblue, toutes les campagnes incluent un lien vers un formulaire de désinscription en ligne : vous n’avez donc pas à vous en préoccuper !

Surtout, les outils de gestion des contacts et des permissions proposés par cette plateforme sont indispensables pour assurer sa conformité avec le RGPD lorsqu’on envoie régulièrement des campagnes de publipostage à grande échelle.

Facilité de conception

Dernier argument et pas des moindres : les emails sont plus faciles à concevoir sur une plateforme d’envoi d’emailings.

La plupart propose un éditeur d’email en ligne facile à utiliser qui vous permettra de créer de beaux emails graphiques en html, qui s’adaptent à chaque type de support (ordinateur, smartphone, tablette…)

Intégration d’images, boutons redirigeant vers une page web, mise en page intuitive : autant de fonctionnalités qui ne sont pas disponibles sur Gmail et Outlook et qui vous faciliteront la vie, tout en augmentant vos résultats auprès de votre audience (les emails bénéficiant d’une conception graphique apparaissent comme plus professionnels et dignes de confiance).

Vous savez maintenant comment faire un publipostage sur Outlook et Gmail, mais vous connaissez également les limites de ces outils.

A court terme, même si elles sont tentantes, ces solutions ne produiront probablement pas les résultats escomptés. A long terme, elles s’avèrent même contre-productive et vous devrez donc éventuellement changer pour une plateforme d’envoi d’email professionnelle. 

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