Vous voulez créer un publipostage et l'envoyer à vos contacts avec Word et Excel ? Suivez le tutoriel !
Lorsqu'une petite entreprise ou un freelance veulent envoyer un publipostage (ou mailing en anglais), leur premier réflexe sera souvent de passer par Word et Excel.
Malheureusement, ces logiciels ne sont pas pensés pour cela et vous risquez de vous heurter à de nombreuses limitations :
- Un nombre d'envois limité.
- Des fonctionnalités de mise en page rudimentaires.
- Des emails qui n'arrivent pas à destination.
- Aucun moyen d'analyser le succès de vos campagnes.
Aujourd'hui, on vous explique comment créer un publipostage avec Word et Excel et pourquoi vous devriez plutôt opter pour un logiciel emailing professionnel à la place.
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Un publipostage avec Word et Excel, qu'est-ce que c'est ?
Le publipostage avec Word et Excel est une fonctionnalité qui permet d’utiliser une feuille de calcul Excel comme source de données pour générer des documents personnalisés que l'on pourra ensuite envoyer par email en utilisant un outil comme Outlook.
Grâce à Microsoft Word et Excel, il est possible de créer un document de fusion en reliant un tableau Excel contenant des informations structurées, telles qu’une liste de diffusion. Chaque ligne du tableau représente un destinataire, et les champs sont insérés dynamiquement dans un document ou un e-mail. La mise en forme des données Excel doit être soignée, et les séparateurs, comme les virgules, doivent être bien gérés pour éviter toute erreur.
Notez que cette méthode, bien que possible, n'est pas adaptée à l'envoi de messages électroniques en masse, pour lesquels on choisira plutôt un logiciel emailing professionnel.
Faire un publipostage avec Word et Excel
Voyons tout d'abord comment créer et envoyer un publipostage avec Word et Excel.
Pour commencer, ouvrez Word et saisissez le contenu du message que vous voulez envoyer.
Ensuite, vous devrez créer votre base de données sous Excel. Veillez à créer et remplir au moins 3 colonnes : Prénom, Nom et Adresse Email. Renseignez ces informations pour chacun de vos contacts. Assurez-vous aussi que toutes les données figurent dans la première feuille de votre feuille de calcul.
Voici comment préparer votre fichier :
- Structure claire : La première ligne de votre feuille Excel doit contenir les noms des champs (par exemple, "Nom", "Prénom", "Adresse", "Code Postal", "Ville", "Adresse email"). Ces noms serviront de référence dans Word.
- Formatage cohérent : Assurez-vous que les données sont formatées de manière cohérente (par exemple, les dates au même format, les numéros sans symboles inutiles). Cela évitera des erreurs lors du publipostage.
- Évitez les lignes vides : Supprimez les lignes vides ou inutiles dans votre feuille Excel.
Sauvegardez ensuite le fichier Excel sur votre ordinateur.
Ensuite, dans Word, cliquez sur Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Assitant Fusion et publipostage pas à pas
À droite, sélectionnez le type de document auquel vous voulez ajouter le publipostage (ici Messages électroniques) avant de cliquer sur Suivant.
Cliquez maintenant sur Utiliser le document actuel.
Ici, vous devez sélectionner la liste de destinataires que vous avez créé auparavant dans Excel. Cliquez sur Utilisation d'une liste existante puis Parcourir.
Vous pourrez maintenant vérifier votre liste de contacts, sélectionner tous les contacts ou seul ne choisir qu'un certain nombre de destinataires. Cliquez sur Ok pour valider la liste.
Cliquez ensuite sur Suivante : Fin de la fusion.
Puis, sur Messagerie électronique
Ici, choisissez votre Objet, avant de valider en cliquant sur Ok.
Notez que pour pouvoir envoyer un publipostage avec Word et Excel, vous devez avoir installé un client de messagerie comme Outlook.
Le publipostage Word et Excel est donc une fonctionnalité de Microsoft Office permettant de créer et d'envoyer des documents personnalisés à plusieurs destinataires. Grâce à Word, il est possible d’intégrer des données provenant d’Excel, notamment le nom du destinataire, dans un courrier ou un e-mail. Des éléments comme la formule d’appel et le bloc d’adresse peuvent être insérés pour personnaliser chaque document. Cette méthode est pratique pour l'envoi de lettres, d'invitations ou d'autres communications nécessitant un aspect professionnel et structuré.
Cela dit, l'utilisation de Word et Excel pour envoyer des emails en masse est déconseillé : nous allons voir pourquoi dans le section ci-dessous...
Pourquoi opter pour un logiciel emailing professionnel ?
Vous l'avez peut-être déjà compris : nous vous déconseillons d'utiliser Word et Excel pour créer vos publipostages. Voici pourquoi il vaut mieux opter pour un logiciel emailing professionnel :
1 - Vous ne serez pas limité au nombre d'envois
Avec un logiciel professionnel, vous pourrez envoyer vos publipostages à autant de contacts que vous le voulez !
Nous l'avons expliqué plus haut : pour envoyer des publipostages avec Word et Excel, il vous faudra passer forcément par un client de messagerie comme Outlook ou Gmail.
Malheureusement, c'est logiciels sont pensés pour les emails personnels et pas les envois en masse. Vous serez donc toujours limité à un certain nombre d'envois par jour.
Avec un logiciel comme Brevo, au contraire, le nombre d'envois peut rapidement être adapté en fonction de vos besoins.
À titre d'exemple, dans son offre gratuite, Brevo vous offre déjà 300 envois par jours. Dès le forfait Starter (7€/mois), cette limite passe à 5 000 emails par mois !
Pour aller plus loin - découvrez comment envoyer des emails en masse dans notre grand guide
2 - Vous pourrez concevoir de magnifiques newsletters HTML
Les logiciels d'emailing professionnels vous permettent de créer des emails au design bien plus complexe.
À l'inverse de l'éditeur de texte simple de Word, ces solutions professionnelles vous proposent un éditeur en mode glisser-déposer qui vous permet d'ajouter des textes, mais aussi des images, des boutons CTA, des GIF, etc.
Ces éditeurs ont en plus l'avantage de générer automatiquement des emails en responsive design, c'est-à-dire optimisés pour l'affichage sur mobiles et tablettes.
Sans oublier que les logiciels emailings professionnels vous permettent d'insérer des blocs personnalisés.
Vous pouvez donc créer des emails individualisés pour chacun de vos destinataires (avec des produits spécifiques en fonction, par exemple, de l'âge, du sexe ou encore du comportement d'achat).
3 - Vous profiterez d'une meilleure délivrabilité
Une solution de publipostage professionnelle vous permettra d'envoyer des emails qui arrivent vraiment à destination !
La délivrabilité, c'est le taux de publipostage qui arrivent dans la boîte de réception de vos contacts.
Elle dépend de nombreux facteurs - certains liés au contenu de vos emails, d'autres à la configuration du système que vous utilisez pour les envoyer.
Malheureusement, les clients comme Outlook et Gmail ne sont pas pensés pour les envois en masse et nombre de vos publipostages vont se retrouver dans le dossier spam de vos contacts.
C'est pourquoi il vaut mieux opter pour un service comme Brevo, qui emplóie toute une équipe dédiée à l'optimisation de votre délivrabilité !
4 - Vous aurez accès à de nombreux rapports pour optimiser vos campagnes
L'un des principaux avantages d'un logiciel emailing professionnel est l'accès à une analyse complète de vos campagnes.
Une fois un publipostage envoyé, vous pourrez donc visualiser de nombreux rapports : le taux de délivrabilité, le taux d'ouvertures, le taux de clics, etc.
À l'aide de ces rapports, vous pourrez mesurer précisément le succès de vos campagnes et les optimiser à l'avenir, par exemple en voyant quels produits/contenus fonctionnent mieux que d'autres.
Vous pourrez par exemple utiliser la carte de chaleur pour voir sur quels liens vos contacts ont cliqué le plus et ensuite retravailler la mise en page de vos emails pour mettre ces liens en évidence.
Vous pouvez aussi facilement exporter vos rapports pour les partager avec votre équipe.
5 - Vous serez conforme au RGPD
Les logiciels d'emailings professionnels vous permettent facilement d'être conforme au RGPD - le nouveau règlement européen sur la protection des données.
Afin d'être conforme aux lois européennes, il y a différents aspects à prendre en compte.
Pour commencer, vous ne pouvez par envoyer d'emails à des contacts dont vous n'avez pas le consentement explicite et documenté. La meilleure manière de recueillir celui-ci est d'insérer un formulaire d'inscription dans votre site web - ce qui n'est possible qu'avec le générateur de formulaire proposé par les logiciels comme Brevo.
Ensuite, vous devez insérer un lien de désabonnement dans chaque email que vous envoyez - là aussi une chose bien plus simple à mettre en place avec une solution pro.
Sans oublier que les logiciels d'emailing gèrent automatiquement les désabonnements et les rebonds après l'envoi de vos newsletters.
En supprimant automatiquement les contacts qui ne désirent plus recevoir vos messages, vous serez conforme au RGPD sans avoir à nettoyer votre liste d'adresses manuellement.
