Gérer les rendez-vous avec vos clients par email ou téléphone est une tâche qui vous fait perdre trop de temps ? Investissez dans un logiciel de réservation en ligne pour simplifier ce processus.
Plus une entreprise a de prospects et de clients, plus les interactions avec ceux-ci représentent un défi, surtout lorsqu’il s’agit de planifier vos rendez-vous ou réservations. Les outils de prise de rendez-vous en ligne aident les entreprises à relever ce défi.
Avec un logiciel de gestion de réservation, vos prospects et clients peuvent facilement réserver, modifier et annuler des rendez-vous en ligne.
👉 Dans cet article, découvrez quels sont les meilleurs systèmes de prise de rendez-vous en ligne et si un tel outil est rentable pour votre entreprise.
Table des matières
🤔 Qu’est-ce qu’un logiciel de réservation ?
Un logiciel de réservation est une application qui permet aux clients de prendre rendez-vous directement sur le site web d’une entreprise ou via un lien vers la page de réservation.
Un logiciel de réservation remplace ainsi la prise de rendez-vous par email ou par téléphone – c’est en quelque sorte un secrétariat virtuel. La réservation de rendez-vous via un tel outil est efficace, car les prospects et les clients peuvent y sélectionner de manière autonome les rendez-vous disponibles et modifier ou annuler un rendez-vous sans devoir contacter le service clientèle.
Les domaines d’application d’un outil de réservation sont très variés. Que ce soit en B2C ou en B2B, qu’il s’agisse de rendez-vous dans un salon de coiffure, de réservations dans des restaurants ou d’appels commerciaux (par exemple pour une démonstration logiciel), un système de réservation en ligne aidera vos clients à entrer simplement en contact avec vous.
Fondamentalement, une plateforme de réservation vous permettra d’améliorer votre relation client et de booster votre chiffre d’affaires. Un moteur de réservation s’intègre donc parfaitement dans l’éventail des outils marketing (newsletters, SMS ou autres) et peut être utile pour tout types d’entreprises – des hôteliers aux gestionnaires de spa en passant par les e-commerçants ou les agences.
✅ Quels sont les fonctionnalités d’un logiciel de réservation en ligne
Les outils de prise de rendez-vous peuvent vous aider à optimiser de nombreux processus.
Bien entendu, l’étendue des fonctionnalités offertes par les solutions de réservation diffère d’un fournisseur à l’autre. On peut néanmoins retenir quelques fonctions de base que la plupart des solutions ont en commun.
➡️ Réserver des rendez-vous
Avec un outil de réservation, on peut – bien sûr – prendre des rendez-vous. Pour ce faire, un widget de réservation est intégré à votre site web ou un lien est généré, que vous pouvez placer sur différentes plates-formes, par exemple sur les réseaux sociaux.
Lorsque les clients cliquent dessus, un calendrier virtuel s’ouvre, dans lequel ils peuvent choisir une date et un horaire, en fonction des rendez-vous disponibles. Ils reçoivent ensuite une confirmation de réservation. Cela sera toujours plus simple que de devoir prendre rendez-vous par email, SMS, sur WhatsApp ou même par téléphone.
➡️ Synchroniser votre calendrier
Vous utilisez probablement déjà un calendrier dans lequel vous avez inscrit les rendez-vous importants, les absences, etc.
Saisir manuellement toutes ces données dans votre outil de réservation en ligne vous prendrait des heures. C’est pourquoi la plupart des outils vous proposent des intégrations qui vous permettent de synchroniser l’application avec votre calendrier Google ou Outlook par exemple.
➡️ Organiser des réunions
La réservation d’un rendez-vous est importante, mais le rendez-vous lui-même l’est encore plus. C’est pourquoi de nombreux systèmes de réservation vous permettent d’organiser directement des réunions en ligne avec vos clients.
La création de réunions fonctionne soit par le biais d’intégrations, par exemple avec Microsoft Teams ou Google Hangout, soit par le biais d’un outil de vidéoconférence intégré.
Cette fonctionnalité peut être utile pour, par exemple, organiser une démo produit, consulter vos clients en temps réel, etc.
➡️ Envoyer des rappels
Pour que vous puissiez toujours planifier efficacement votre travail, il est important que vos clients se présentent à la date convenue.
Les envois de rappels automatiques par email ou SMS peuvent aider vos clients à ne jamais manquer un rendez-vous. De nombreux systèmes de prise de rendez-vous en ligne offrent également aux utilisateurs la possibilité de reporter ou d’annuler des rendez-vous en un seul clic. Cela permet d’éviter les annulations de dernier moment.
👍 Les avantages d’un logiciel de réservation
Une application qui permet à vos leads et clients de prendre des rendez-vous en ligne peut grandement vous simplifier la vie.
Si vous optez pour un tel outil et que vous l’utilisez systématiquement, les avantages sont les suivants :
➡️ Un gain de temps
Sans module de réservation, les clients doivent appeler une entreprise par téléphone ou envoyer un email pour prendre un rendez-vous. Lorsqu’ils souhaitent reporter ou annuler un rendez-vous, ils doivent à nouveau prendre le temps de contacter l’entreprise, attendre au téléphone ou traverser un moment d’incertitude jusqu’à recevoir un email leur confirmant le changement.
De leur côté, les entreprises doivent à chaque fois consulter leur propre agenda et chercher des rendez-vous disponibles. Non seulement cela prend du temps, mais cela peut aussi conduire à des doubles réservations involontaires.
Avec un outil de réservation en ligne, vous pouvez vous épargner ce genre de désagrément. Il en va de même pour le transfert manuel des rendez-vous depuis votre calendrier et l’envoi de rappels.
En résumé, un logiciel de réservation en ligne vous permet de gagner un temps précieux et de travailler plus efficacement.
➡️ Une plus grande satisfaction client
Avec un logiciel de réservation, vous permettez à vos clients d’avoir une plus grande autonomie.
Ils n’ont plus besoin de patienter dans une file d’attente téléphonique ou de rédiger un email. Ils peuvent aussi choisir librement la date et l’horaire qui leur conviennent le mieux et être ainsi plus flexibles dans la planification de leur emploi du temps.
À l’heure des logiciels SaaS, de l’ecommerce et du Cloud, les gens sont habitués à pouvoir tout faire en ligne. En leur donnant cette possibilité, vous allez augmenter la satisfaction client en répondant aux besoins et attentes des consommateurs modernes.
➡️ Plus de leads et de clients
Les outils de réservation en ligne sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les prospects peuvent ainsi prendre rendez-vous en ligne quand ils le souhaitent. Inversement, cela signifie que vous ne perdez plus de leads.
De plus, de nombreuses personnes souhaitent aujourd’hui entrer en contact rapidement et facilement avec des entreprises. S’ils doivent choisir entre deux entreprises et que l’une propose la prise de rendez-vous en ligne et l’autre non, beaucoup opteront pour la première.
Un logiciel de prise de rendez-vous vous aidera donc à gagner des prospects et à les transformer en clients fidèles.
➡️ Une meilleure organisation
Le quatrième avantage est évident : en optimisant votre système de prise de rendez-vous, vous serez mieux organisé.
Vous serez moins stressé, et vous pourrez investir vos ressources dans des tâches plus importantes, comme par exemple des campagnes de marketing à l’aide de l’emailing ou encore de notifications push.
🔎 Comparatif : les 5 meilleurs logiciels de réservation en ligne
Si vous avez déjà fait des recherches en ligne, vous avez probablement croisé le nom de plusieurs logiciels de réservation. Il est facile de s’y perdre.
C’est pourquoi nous avons passé au crible cinq des meilleurs systèmes de réservation, à découvrir dans le comparatif des éditeurs de logiciels ci-dessous :
1 – Brevo Meetings
Tarif : gratuit
Brevo Meetings est un logiciel de réservation en ligne ultra-simple à utiliser.
Le fournisseur se distingue des autres outils par deux fonctions : d’une part, vous avez la possibilité de mener des appels vidéo directement dans votre navigateur, sans devoir télécharger un logiciel externe. D’autre part, vous pouvez effectuer des paiements via la plateforme, par exemple si vous demandez un prépaiement pour la réservation d’un rendez-vous.
Sans oublier que le logiciel est intégré à la suite marketing tout-en-un de Brevo – en vous créant un compte vous aurez donc accès à de nombreuses autres fonctionnalités comme l’emailing, le SMS, le live chat, le marketing automation, etc.
Brevo Meetings est la solution parfaite pour les PME qui cherchent un logiciel de réservation simple à utiliser et puissant.
2 – SimplyBook.me
Tarif : 50 réservations/mois gratuites, puis à partir de 6,70€/mois pour 100 réservations.
L’organisateur de rendez-vous en ligne suivant est proposé par SimplyBook.me.
Soit vous intégrez l’outil à votre site web via un widget, soit vous dirigez les personnes intéressées vers un site web que vous avez conçu vous-même, via un lien depuis les réseaux sociaux ou Google. SimplyBook.me propose à cet effet une sélection de modèles préconfigurés
Pour le reste, SimplyBook.me vous propose aussi bien des fonctions de base – comme la mise en place de rappels automatisés et diverses intégrations – que des fonctions avancées. Celles-ci comprennent la création de formulaires d’inscription dans lesquels les utilisateurs peuvent saisir leurs coordonnées lors de la réservation, ainsi que l’envoi d’emails.
SimplyBook.me propose certes un tarif gratuit, mais celui-ci vous limite à 50 réservations par mois et ne vous permet d’utiliser que les fonctions les plus basiques.
3 – Calendly
Tarif : gratuit, tarif Essentials à partir de $8/mois
L’un des planificateurs de rendez-vous en ligne les plus connus est Calendly. L’outil peut être intégré directement dans son propre site web ou être configuré comme widget pop-up. Il fonctionne aussi bien sur le navigateur que sur les appareils mobiles et peut même être intégré dans votre CRM.
Calendly offre également des fonctions d’automatisation qui peuvent être intéressantes. Ainsi, vous pouvez non seulement créer un scénario pour l’envoi de messages de rappel et de confirmations de rendez-vous, mais aussi, par exemple, des emails de suivi automatisés et des enquêtes envoyées aux clients après un rendez-vous.
Vous pouvez également attribuer automatiquement les rendez-vous réservés aux membres de votre équipe qui sont disponibles.
4 – Timify
Tarif: gratuit, tarif premium à partir de 29,75€/mois
Avec Timify – anciennement TerminApp – les prospects et les clients peuvent réserver des rendez-vous via un widget ou en scannant un code QR.
En même temps, l’outil fait office de calendrier. Au lieu, par exemple, d’intégrer votre calendrier Google à la plateforme, vous pouvez noter tous les rendez-vous internes à l’entreprise directement dans le calendrier Timify.
Grâce aux nombreuses intégrations disponibles, Timify vous permet également d’effectuer des paiements via l’outil et de réserver des rendez-vous directement dans Google Maps.
L’option permettant d’effectuer des réservations de groupe est également intéressante. Si vous proposez par exemple un cours avec un nombre limité de participants, vous pouvez définir cette limite dans Timify.
5 – Reservio
Tarif : gratuit jusqu’à 40 réservations par mois. Solution Standard pour 13,85€/mois.
Reservio est une autre solution de réservation en ligne très populaire. Un peu moins complète que d’autres solutions dans notre liste, elle vous propose néanmoins les fonctionnalités de base – comme les notifications par email ou la synchronisation avec les calendriers Google et autres.
Cela reste donc un outil efficace pour la planification de rendez-vous et l’amélioration de votre service client.
